SMLOUVA O SPOLEČNÉM ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Uzavřená dle ustanovení čl. 26 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“) a dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“)

Smluvní strany se dohodly na následujícím znění Nové smlouvy:

1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ

1.1. Účelem ČAS je vyvíjet veřejně prospěšnou činnost ve prospěch atletiky a sportu. V souladu se svým účelem vede ČAS mimo jiné evidenci svých členů, kterými jsou sportovní oddíly a kluby, a dále evidenci o jednotlivých členech těchto oddílů či klubů (fyzických osobách).

1.2. Sportovní oddíl je členem ČAS. Informace o členech sportovního oddílu a pracovnících (funkcionářích) sportovního oddílu mají být ukládány do informačního systému vedeného ČAS (dále jen „centrální registr“), a to včetně jejich osobních údajů. Vztah mezi členem sportovního oddílu a sportovním oddílem má smluvní charakter. Účely a prostředky zpracování osobních údajů členů sportovního oddílu a pracovníků (funkcionářů) sportovního oddílu, včetně zpracování v centrálním registru, stanoví smluvní strany společně.

1.3. Tato smlouva se nevztahuje na zpracování osobních údajů prováděné sportovním oddílem samostatně (zejména zpracování jiných osobních údajů, než jaké jsou zpracovány dle této smlouvy, či zpracování osobních údajů pro jiné účely).

1.4. Tato smlouva upravuje v souladu s obecně závaznými právními předpisy vztahy mezi společnými správci při zpracování osobních údajů členů sportovního oddílu a pracovníků (funkcionářů) sportovního oddílu (dále jen „osobní údaje“) v souladu s čl. 26 nařízení. Tato smlouva tak zejména vymezuje podíly smluvních stran na odpovědnosti za plnění povinností podle nařízení, zejména pokud jde o výkon práv subjektu údajů, a povinnosti zajistit plnění informační povinnosti vůči subjektům údajů ve smyslu čl. 12 – 14 nařízení.

1.5. Touto smlouvou nejsou dotčeny povinnosti sportovního oddílu vyplývající ze stanov či směrnic ČAS či z obecně závazných právních předpisů.

1.6. Smluvní strany zpracovávají osobní údaje výlučně za účelem realizace vzájemné spolupráce ze zákonných důvodů a za účely uvedenými v čl. 03 této smlouvy.

2. KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ A SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

2.1. Smluvní strany si za účelem realizace vzájemné spolupráce a pro účely uvedené v čl. 03 této smlouvy předávají (zpřístupňují) a dále zpracovávají osobní údaje uvedené v příloze č. 1 této smlouvy.

3. ÚČELY A ZÁKONNÉ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

3.1. Účely vzájemné spolupráce při zpracování osobních údajů jsou:

3.1.1. evidence členství či jiné účasti ve sportovním oddílu a výkon sportovní činnosti (např. pořádání sportovních akcí a jiných projektů a účast na soutěžích) a související evidence osobních údajů v rámci ČAS, včetně vedení uživatelských účtů subjektu údajů v rámci webových portálů ČAS, potřeba identifikace subjektu údajů při vstupu do střežených prostor ČAS (vyhrazených sportovišť), přičemž zákonným důvodem tohoto zpracování je, že toto zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení.;

3.1.2. možnosti kontaktování subjektů údajů či jejich zákonných zástupců (kromě marketingu a zasílání obchodních sdělení) v souvislosti s výkonem sportovní činnosti a plnění poslání ČAS, přičemž zákonným důvodem tohoto zpracování je (v závislosti na tom, z jakého důvodu (respektive pro jaký účel) je subjekt údajů kontaktován), že toto zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení či že zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení. Dále v případě kontaktování zákonných zástupců subjektu údajů v závislosti na tom, z jakého důvodu (respektive pro jaký účel) je zákonný zástupce subjektu údajů kontaktován, je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení či že zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. d) nařízení;

3.1.3. evidence a vyhodnocování sportovní výkonnosti subjektů údajů a s tím související poskytování finanční podpory, příjem finanční podpory dle zákona č. 115/2001 Sb. o podpoře sportu a podávání žádostí o další dotace či granty, přičemž zákonné důvody těchto zpracování v závislosti na konkrétním účelu spočívají v nezbytnosti pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení, nezbytnosti pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení či nezbytnosti pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení;

3.1.4. evidence a zveřejňování sportovních výsledků subjektů údajů (včetně evidence účasti na sportovních soutěžích a vedení sportovních statistik), přičemž zákonným důvodem tohoto zpracování je, že toto zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení; a

3.1.5. marketing, včetně zasílání obchodních sdělení správcem či třetími osobami subjektům údajů, přičemž zákonným důvodem tohoto zpracování je udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení.

4. PODÍLY NA ODPOVĚDNOSTI ZA PLNĚNÍ POVINNOSTÍ PODLE NAŘÍZENÍ

4.1. Osobní údaje od subjektů údajů shromažďuje sportovní oddíl. V této souvislosti sportovní oddíl zajišťuje za smluvní strany informační povinnost vůči subjektům údajů ve smyslu čl. 12 – 14 nařízení ohledně společně zpracovávaných osobních údajů na základě této smlouvy. ČAS může sportovnímu oddílu poskytnout vzorovou dokumentaci napomáhající plnění informační povinností vůči subjektům údajů podle čl. 13 a čl. 14 nařízení. V případě poskytnutí takovéto dokumentace však sportovní oddíl bere na vědomí, že tato dokumentace je pouze vzorová a sportovní oddíl bere na vědomí, že tato podléhá další revizi a úpravě ze strany sportovního oddílu, a to zejména s ohledem na jím stanovené účely zpracování osobních údajů. Sportovní oddíl nese odpovědnost za správnost shromažďovaných osobních údajů.

4.2. ČAS nese odpovědnost za technické a organizační zabezpečení osobních údajů v rámci centrálního registru. Sportovní oddíl nese odpovědnost za technické a organizační zabezpečení osobních údajů, pokud jsou osobní údaje sportovním oddílem vedeny kdekoliv mimo centrální registr.

4.3. Informačním místem pro uplatnění práv subjektů údajů je sportovní oddíl. Tímto není dotčeno oprávnění subjektu údajů se obrátit se svým právem na kteroukoliv ze smluvních stran. Smluvní strany zavazují se neprodleně vzájemně se informovat o tom, že subjekt údajů uplatnil vůči nim některé ze svých práv dle čl. 15 až čl. 21 nařízení. Smluvní strany se zavazují si v takovém případě také poskytnout veškerou součinnost pro přijetí společného opatření nutného ke splnění jejich povinností vůči subjektu údajů, jenž uplatnil některé ze svých práv dle čl. 15 až čl. 21 nařízení.

4.4. Každá ze smluvních stran bude samostatně vést záznamy o činnostech zpracování dle čl. 30 nařízení.

4.5. Smluvní strany jsou povinny se neprodleně informovat v případě, že dojde k jakémukoliv porušení zabezpečení osobních údajů. Ohlašování porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu podle čl. 33 nařízení a ohlašování porušení zabezpečení osobních údajů subjektům údajů podle čl. 34 nařízení, pokud povinnost takového ohlášení vznikne, bude provádět ČAS.

5. DALŠÍ PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN

5.1. Smluvní strany se zavazují, že si kdykoli na výzvu druhé smluvní strany poskytnou požadovanou součinnost a veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v této smlouvě a v obecně závazných právních předpisech.

5.2. Sportovní oddíl je povinen zpracovávat osobní údaje v souladu s regulací v oblasti ochrany osobních údajů. V případě, že ČAS vznikne v souvislosti s protiprávním jednáním sportovního oddílu v oblasti ochrany osobních údajů újma (včetně veřejnoprávních sankcí či výloh a nákladů ČAS souvisejících s tímto protiprávním jednáním), je sportovní oddíl povinen tuto újmu nejpozději do třiceti (30) dnů od jejího vzniku nahradit.

5.3. Smluvní strany jsou povinny postupovat při zpracování osobních údajů tak, aby subjekt údajů neutrpěl újmu na svých právech, zejména na právu na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života subjektů údajů a na právu na zachování lidské důstojnosti.

5.4. V případě vzniku újmy na straně sportovního oddílu v souvislosti s odpovědností ČAS z této smlouvy, nejedná-li se o újmu způsobenou ČAS úmyslně či z hrubé nedbalosti, si smluvní strany dohodly s ohledem na podmínky této smlouvy omezení náhrady této případné újmy vzniklé sportovnímu oddílu (včetně újmy vzniklé v důsledku správních sankcí) tak, že celková náhrada újmy je omezena částkou 10.000,- Kč. Smluvní strany konstatují s ohledem na všechny okolnosti související s uzavřením této smlouvy, že úhrnná předvídatelná újma (včetně újmy vzniklé v důsledku správních sankcí), jež by mohla sportovnímu oddílu v důsledku porušení této smlouvy ČAS vzniknout, může činit maximálně částku 10.000,- Kč.

6. TRVÁNÍ SMLOUVY

6.1. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami.

6.2. Tato smlouva se uzavírá na dobu trvání členství sportovního oddílu v ČAS.

7. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

7.1. Tato smlouva, jakož i práva a povinnosti vzniklé na základě této smlouvy nebo v souvislosti s ní, se řídí českým právem, zejména občanským zákoníkem.

7.2. Tato smlouva představuje úplnou dohodu smluvních stran o předmětu této smlouvy a nahrazuje veškerá předchozí ujednání smluvních stran ohledně předmětu smlouvy.

7.3. Tuto smlouvu je možné měnit pouze v textové podobě s tím, že změna této smlouvy méně přísnou formou se vylučuje.

7.4. Vztahuje-li se důvod neplatnosti jen na některé ustanovení této smlouvy, je neplatným pouze toto ustanovení, pokud z jeho povahy nebo obsahu anebo z okolností, za nichž bylo sjednáno, nevyplývá, že jej nelze oddělit od ostatního obsahu smlouvy.

7.5. Smluvní strany prohlašují, že si obsah této smlouvy přečetly a prohlašují, že jsou s ním srozuměni.

7.6. Nedílnou součástí této smlouvy jsou následující přílohy: příloha č. 1 – Kategorie osobních údajů zpracovávaných pro jednotlivé účely

PŘÍLOHA č. 1

Kategorie osobních údajů zpracovávaných pro jednotlivé účel

Pro účely vymezené v čl. 3.1.1 smlouvy jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

(i) identifikační údaje: tyto zahrnují akademický titul, jméno, příjmení, případně rodné příjmení, adresu bydliště, rodné číslo (rodné číslo je požadováno z důvodu toho, že na základě něj lze osobu jednoznačně identifikovat a rovněž pro účely obdržení finanční podpory dle zákona č. 115/2001 Sb. o podpoře sportu), místo narození, datum narození, pohlaví, státní příslušnost;

(ii) kontaktní údaje: tyto zahrnují telefon, e-mailovou adresu, telefon a e-mailovou adresu zákonného zástupce;

(iii) biometrické údaje: tyto zahrnují velikost oblečení, velikost obuvi, velikost chodidla, výšku, hmotnost; a

(iv) ostatní údaje související se sportovní činnosti v rámci oddílu a ČAS: tyto zahrnují informace o typu členství, informace o zařazení do ČPTM/RSC, informace o registraci, informace o klubu, informace o platnosti registrace, informace o zákazu činnosti, datum lékařské prohlídky, informace o hostování (včetně historie), historie registrace a přestupů, fotografie; sportovní výkony, pořadí v závodech, reakce na startovních blocích, získané body, informace o osobním rekordu, informace o rekordu sezóny, dráha/pořadí startu, hlavní a vedlejší disciplíny (včetně historie), výkony, plány na výkon, výkonnostní skupina, plány výcvikových táborů, osobní trenér, interní identifikační číslo přidělené ČAS.

U trenérů jsou dále zpracovávány následující osobní údaje: trenérská třída, platnost registrace, datum školení, historie školení, specializace.

U rozhodčích jsou dále zpracovávány následující osobní údaje: informace o příslušnosti ke krajskému atletickému svazu, platnost registrace, rozhodcovská třída, číslo průkazu, specializace, informace o instruktorovi.

U funkcionářů a organizačně technických pracovníků jsou dále zpracovávány následující osobní údaje: pozice funkcionáře a typ jeho funkce a pozice technicko-organizačního pracovníka.

Pro účely vymezené v čl. 3.1.2 smlouvy jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

(i) kontaktní údaje: tyto zahrnují telefon, e-mailovou adresu, adresu bydliště, telefon a e-mailovou adresu zákonného zástupce.

Pro účely vymezené v čl. 3.1.3 smlouvy jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

(i) identifikační údaje: tyto zahrnují akademický titul, jméno, příjmení, případně rodné příjmení, adresu bydliště, rodné číslo (rodné číslo je požadováno z důvodu toho, že na základě něj lze osobu jednoznačně identifikovat a rovněž pro účely obdržení finanční podpory dle zákona č. 115/2001 Sb. o podpoře sportu), místo narození, datum narození, pohlaví, státní příslušnost;

(ii) kontaktní údaje: tyto zahrnují telefon, e-mailovou adresu, telefon a e-mailovou adresu zákonného zástupce; a

(iii) ostatní údaje související se sportovní činnosti v rámci oddílu a ČAS: tyto zahrnují informace o typu členství, informace o zařazení do ČPTM/RSC, informace o registraci, informace o klubu, informace o platnosti registrace, informace o zákazu činnosti, historie registrace a přestupů, sportovní výkony, pořadí v závodech, reakce na startovních blocích, získané body, informace o osobním rekordu, informace o rekordu sezóny, dráha/pořadí startu, hlavní a vedlejší disciplíny (včetně historie), výkony, plány na výkon, výkonnostní skupina, interní identifikační číslo přidělené ČAS.

Pro účely vymezené v čl. 3.1.4 smlouvy jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

(i) identifikační údaje: tyto zahrnují akademický titul, jméno, příjmení, případně rodné příjmení, adresu bydliště, místo narození, datum narození, pohlaví, státní příslušnost;

(ii) biometrické údaje: tyto zahrnují výšku a hmotnost; a

(iii) ostatní údaje související se sportovní činnosti v rámci oddílu a ČAS: tyto zahrnují informace o registraci, informace o klubu, informace o platnosti registrace, informace o zákazu činnosti, informace o hostování (včetně historie), historie registrace a přestupů, fotografie; sportovní výkony, pořadí v závodech, reakce na startovních blocích, získané body, informace o osobním rekordu, informace o rekordu sezóny, dráha/pořadí startu, hlavní a vedlejší disciplíny (včetně historie), výkony, plány na výkon, výkonnostní skupina, plány výcvikových táborů, osobní trenér, interní identifikační číslo přidělené ČAS.

Pro účely vymezené v čl. 3.1.5 smlouvy jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

(i) identifikační údaje: tyto zahrnují jméno, příjmení, adresu bydliště, datum narození, pohlaví;

(ii) kontaktní údaje: tyto zahrnují telefon, e-mailovou adresu, případně telefon a e-mailovou adresu zákonného zástupce; a

(iii) biometrické údaje: tyto zahrnují velikost oblečení a velikost obuvi.